יום שני, 3 באוקטובר 2011

מדריך עשרת השלבים להפקת אירוע מושלם




מדריך עשרת השלבים להפקת אירוע מושלם


התינוק שלכם אוטוטוטו 'מתברמץ'? הנסיכה הקטנה שלך חוגגת בתמצווש? שניה לפני שאתה

מקדש את בחירת לבך, עולות וצצות השאלות לחלל הבית. אולם או גן אירועים? די. ג'יי או

להקה? ואולי בכלל נעשה אירוע קונספט מצומצם אל מול חומות העיר העתיקה בירושלים!?

התחושה בקרב רבים ערב אירוע הינה תחושת מועקה, לחץ ומעל לכל בלבול.

שטף המושגים שעוטפים אותם, ההיצע העצום הקיים כיום בענף האירועים בישראל וכמובן

הרצון לבידול ולייחודיות יוצרים עומס שלא תמיד קל להתמודד איתו...

הגדירו תקציב ברור לאירוע :Step 1

הצעד הראשון הינו הגדרת תקציב ברור לאירוע. נקיטה בטקטיקה של "אנחנו ננסה להוריד את

כל הספקים במחיר, נגיע לכמה שנגיע ויהיה בסדר " על פי רוב תתברר כמוטעית ותגרור

בעקבותיה הוצאות לא מתוכננות ופעמים רבות מיותרות, לכן חשוב מאוד להגדיר תקציב ברור,

ולעמוד בו.

שאלו את עצמכם "איך ייראה האירוע שלנו"? :Step 2

הגדרת אופי האירוע )קונספט בעגה המקצועית( הינו אחד הצעדים בחשובים ביותר בדרך אל

היעד. מהקונספט שייבחר ייגזר האירוע כולו: העיצוב, האווירה, הלוקיישן ואפילו...אופי השמלה

בה תתגנדר הכלה המאושרת. חשוב מאוד שאופי האירוע יהיה כזה שתוכלו בקלות להתחבר

אליו ולהרגיש שייכים. אמירה שעל פניה נשמעת טריוויאלית וברורה מאליה אולם בפועל פעמים

רבות מייחסים בעלי השמחה משקל ל: "מה יגידו החברים בעבודה" או "מה יחשבו הצד השני"

ושוכחים לייחס משקל לעובדה שאחרי הכול בראש ובראשונה זו השמחה שלהם ועליהם להרגיש

הכי בנח שבעולם.

השלב המהנה מכולם :Step 3

לאחר הגדרת התקציב מגיע השלב המ )ה/ע( נה מכולם )בחר/ י את הרצוי( חלוקת התקציב

כשמדובר באירוע חגיגי במיוחד מתרבים הפרטים הדורשים התייחסות. חשיבה מקדימה,

והתחשבות בכל הפרמטרים המרכיבים את החלום שלכם הם שיעזרו לו לקרום עור וגידים

ולהפוך למציאות חיה. בשלב זה יש לקחת בחשבון את ה'נגנים' שיופקדו על המלאכה. לא אינני

מתכוונת לבסיסט, מתופף ושאר הכשרונות שיופקדו על אווירת השמחה

ברחבת הריקודים. אני מתכוונת ל:

נגנים מסוג אחר....

הספקים ונותני השירותים הם התזמורת שתנגן בעבורכם את הסימפוניה, וכשמדובר באירוע

בדיוק כמו במוסיקה זיוף ולו הקטן ביותר מצד אחד מחברי התזמורת יכול לעיתים לפגום בטעמו

הטוב של אירוע שלם... המפיק )ובהיעדר מפיק אתם( הוא המנצח על התזמורת הזו, ודואג

למנוע זיופים, מבטיח שכל נגן ימלא את תפקידו בדיוק בזמן שנקבע לו ושאתם והאנשים

שבחרתם שיהיו חלק מהשמחה שלכם תיהנו מכל רגע, רגועים, שלווים ועם חיוך ענק.

לכן, הצעד הראשון בבואכם לנצח על הסימפוניה הינו בחירת הספקים וחלוקת התקציב באופן

נכון וחכם על מנת שלא לחרוג ממנו ולשמר את אופי התוצאה שברצוננו לקבל. מה שיעזור לכם

בשלב הזה הוא הקונספט שבחרתם לאירוע והחשיבה המקדימה שעשיתם בנושא. אם לדוגמא

החלטתם שאתם רוצים להתחתן בחתונה הסובבת סביב מוטיב מסוים הדגש יינתן על עיצוב

האירוע בהתאם לקונספט שנבחר ופחות על החלל שייבחר לצורך האירוע.

אדוני תרשים אותי )!( :Step 4

כעת לאחר שברור לכם מהו האופי שברצונכם לשוות לאירוע ומובן מאליו על אילו סעיפים יינתן

הדגש הגיע הזמן 'לצאת לשופינג'. אנחנו חיים במדינה מפותחת ומתקדמת בפרט כשמדובר

בתעשיית החתונות והשמחות בכלל. לכן, אל תמהרו לסגור עם הספק הראשון שאתם רואים,

קחו לכם את הזמן הסתובבו בין ספקים שונים, בקרו באתרי אינטרנט, שאלו בפורומים, דברו עם

אנשים, השוו תוצרים, איכות, וכמובן- מחיר!

לא, שום דבר לא מובן מאליו.... :Step 5

אתמול דיברה איתי מכרה ותיקה שסיפרה לי בהשתוממות את פליאתה הרבה כאשר גילתה

במהלך ביקור טעימות באולם בו בחרה להינשא לבחיר ליבה כי החוזה עליו חתמה אינו כולל

חופה מעוצבת: "כשהגענו לשם ראיתי חופה מדהימה עם טול שיוצר כעין פרחים לכל אורך

החופה ושביל לבן עם עמודי תאורה מרשימים המוליכים אל החופה, הייתי בטוחה שזו החופה

של האולם" התאוננה באוזניי. זוהי דוגמא אחת קטנה מיני רבות לאי הבנות אופציונאליות, לכן

בבואכם לסגור חוזה עם אולם השמחות הקדישו כמה דקות לקריאה מדוקדק ותנסו להבין אילו

הוצאות נוספות הוא טומן בחובו )חופה מעוצבת, כסא כלה מעוצב, חיפויים לכיסאות בד"כ אינם

כלולים במחיר המנה(.

הפרטים הקטנים דורשים התייחסות :Step 6

זכרו כי לכל הפקה מתלוות עלויות שלא תמיד חשבנו עליהם מראש פעמים רבות בשלב חתימת

ההסכם עם האולם בוחרים הזוג לקבל עיצוב מרכז שולחן סטנדרטי אולם כשמתקרבים ליום

הגדול עצמו לפתע מגלים ש"זה לא מה שחשבנו" או "אני לא מוכנה שהאולם ייראה ריק וערום"

כמו שאמרה לי לקוחה פעם. לכן מאוד חשוב שתנסו כמה שיותר לרדת לפרטים קטנים בדמיון

שלכם בנוגע ל- איך ייראה האירוע, זכרו! כל פרט שאתם רואים בדמיונכם ולו הקטן ביותר מקבל

ביטוי בעוגת התקציב שלכם שהוגדרה מראש בסעיפים הקודמים.

שימו את עצמכם במקומם של המוזמנים שלכם :Step 7

הרצון לייחודיות מוליד פעמים רבות החלטות יצירתיות למדי המסבות לאורחים שלכם טרטור

וחוסר הנאה )במילים עדינות(, השתדלו מאוד לצד הרצון שלכם לבנות אירוע בעל אופי אליו אתם

מתחברים לחשוב גם על האורחים שלכם שיקחו חלק בהפקה הזו. החל משלב בחירת מיקום

האירוע )הן בפן הגיאוגרפי והן בתוך החלל עצמו(, מרכזי שולחן גרנדיוזים אמנם משווים מראה

אריסטוקרטי מחד אולם מהווים הפרעה לשדה הראיה של המוזמנים הישובים סביב אותם

השולחנות, השתדלו לזכור זאת! חופה במיקום נפרד מרשימה ומפוארת יותר מחד אולם לא

בטוח שכדאי לטלטל את המוזמנים שלכם לאורך כמה עשרות מטרים- חשבו, בדקו ושיקלו את

הנושא!

)?( Give Away:Step 8

במידה והחלטתם להעניק שי קטן למזכרת כאות הוקרה על השתתפות בשמחתכם זכרו לתקצב

גם זאת בסעיף 2 לעיל. גם שי קטן מקבל משמעות תקציבית במיוחד בחתונה רבת משתתפים.

השי הנבחר צריך להיות בעיקר שימושי, מקורי ובעל עלות ריאלית, שוקולד עטוף באריזה יפה

ואישית עם הטבעת שמכם, יכול להיות רעיון לא רע.

הרגע שאחרי הטבעת :Step 9

במידה וקיבלתם כמתנה מהאולם הטבה לחבילת כלולות זו או אחרת בדקו מראש מה היא

כוללת ויותר חשוב מה לא כלול בה. תנו דעתכם על השדרוגים המוצעים ובדקו את המשמעות

הכספית ביחס לתקציב העומד לרשותכם.

מובן מאליו? לא בטוח... :Step 10

בשניה שטרם כניסתכם אל האולם עצמו עיניים קחו נשימה עמוקה עמוקה, הרגישו את האוויר

נכנס עמוק אל תוך הריאות ולחשו את המילים הבאות: "אני הולך/ ת ליהנות מכל רגע בערב

הזה!

בהצלחה ושיהיה במזל!!!

אפרת

קצת עלי:

שמי אפרת קובן, מפיקת אירועים ואשת פרסום, התחלתי

דרכי בעולם המדיה וההפקות במשרד הפרסום "אפיקים"

שם הייתי אחראית על תקציבי הפרסום של חברות

מהגדולות במשק כגון: פלאפון, מפעל הפיס, יפאורה תבורי

ועוד. בעולם הפקות האירועים התמחיתי בעיתון 'בשבע'

מקבוצת ערוץ 7, שם עבדתי כמנהלת פרויקטים, הקמתי

את מחלקת הכנסים של העיתון והפקתי עשרות אירועים

שעוררו גלים בעולם המדיה בישראל, בין היתר תערוכת

'ללכת בין הכיפות', פסטיבל הגורמה הכשר', כנסי המנהלים

בסדרה 'לחשוב מחוץ לקופסא', ועוד.

כיום אני מנהלת חברת 060 המתמחה בהפקות אירועים,

קידום ומיתוג. במסגרת עבודה זו אני מפיקה עבור חברות,

עסקים ואנשים פרטיים אירועים מכל הסוגים, החל

מהשקות וימי גיבוש, עד לימי עיון פסטיבלים, הופעות

ואירועי צדקה.

אשמח אם תיתן לי את הכבוד להפיק גם את האירוע שלך!

אפרת.

אין תגובות:

הוסף רשומת תגובה